前言:
现在企业或者政府部门,经常组织召开各类会议,会议开着开着就成了扯皮会、部门间相互推诿、个人间相互攻击等不良想象经常发生。很多企业花在开会上面的时间很多,但是所面临的问题往往都没有得到有效解决;为什么用了那么多时间、精力、财力、人力在会议上面,而很多问题都得不到有效解决呢?经常出现会而不议,议而不决,决而不行,行而不果究其因,大家缺少对会议的准备、贯彻和监督及稽核问责机制所致。
课程目标:
1.通过培训了解会议的目的、种类流程;
2、通过培训了解会议效率不高的原因及对策;
3、通过培训掌握会议中的沟通和反馈技巧
4、让会议主持人学会会议组织与管理技巧;
5、学会会议稽核和监督执行,确保会议决议落得。
课程大纲:
第一单元 认识会议
1. 认识会议的成本,
2. 明确会议的目标和诉求,
3. 十八大会议后留给我们的思考
4.会议的组织、规范与统筹界定
第二单元 组织会议(凡是要召开的会议 必须有准备)
1. 确定会议召开的规模与时间
2. 筛选与会者的名单与召开的长度
3. 选择会议召开的地点、会议现场的座位及布置
4、参与会议人员的工作准备
5、做好会议记录
6、永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
第三单元 凡是要召开的会议,必须有主题
1、 开会必须要有明确的会议目的和会议主题,并事先通知与会人员;
2、 开会不是让大家来喝茶聊天,与会人员必须准备会议记录本和准备本次会议相关资料,发言的要提前准备发言内容。
第四单元 凡是要召开的会议,必须有纪律
1、 专门成立一名会议稽核人员(可以由会议主持人兼容);
2、 会前宣布会议纪律,对于迟到处罚、对于对于会议不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚;
3、 设定会议时间,准时开始、准时结束:
4、 对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。
第五单元 凡是要召开的会议,必须有议程
1、 在会议之前要有清晰的会议议程,会议组织单位要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容等咨询;
2、 会议主持人严格按照会议议程一步步进行会议;
第六单元 凡是要召开的会议,必须有结果
1、 开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,故大家都要积极参与到会议议程中来。会议时间最好控制在1.5-2小时以内,并设置 时间提醒,现在还有30分钟,还有10分钟等
2、 会议主持人通过的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。
3、 没有确认的结论,可以另行再讨论达成决议并确认后进入执行程序。
4、 会议记录人在会议完成后3小时内完成书面会议记录和会议决议,会议主持人签名后并进行公示。
第七单元 凡是要召开的会议,必须有训练
1、 把会议看成是一种例行的培训。
2、 让大家学会:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等素质训练
3、 会议是学习沟通的最佳教材。开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,应采用一些艺术和技巧,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不要被自己固有的立场所左右,不要将你的结论强加于人等。
第八单元 会议决议的落得和稽核
1、 会议讨论事情的跟踪落实检查;
2、 会议决议的落实和稽核;
3、 下次开会首先汇报上次会议落实完成情况;
4、 会议后的学习和贯彻。
第九单元、最后请记住三个简单却很有意义的公式:
1、 开会+ 不落实 = 零
2、 布置工作 + 不检查 = 零
3、 抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实
课程大纲
行动学习介绍
一、关于行动学习
1、 什么是行动学习
2、 行动学习的四个环节
3、 行动学习包含的四类重要学习
4、 行动学习与传统学习的区别
5、 行动学习的核心价值
6、 哪些企业在应用行动学习
二、促动技术
1、什么是促动、促动师、促动技术
2、促动师VS培训师
3、促动师与参与者的分工
三、团队组建
1、 小组成员相互介绍
2、 小组完成:组长、组名、组训、计时员、记录员、报告员、小组学习公约
3、 完成小组创意海报
4、 小组风采展示
第二讲:运用ORID进行会议问题聚焦
聚焦式会话法**一层层问题的提出,让人们**大限度地参与和思考这些问题的答案,会协助参与者向内反思,同时找到下一步的行动计划。
聚焦式会话法四个层面的提问遵循了人类思考的自然心理过程,它是一个“感知信息-内在反应-判断思考-作出决定”的自然而然的过程。
一、聚焦式会话法的四个层面:
1、O数据层面:
经常参加的会议有哪些?
经常组织的会议有哪些?
无效会议的具体表现是怎样的?
高效会议有哪些特征?
2、R体验层面:
什么样的会议让你感到轻松、兴奋、很高效、很有收获,你很乐意参加?
什么样的会议让你觉得很无聊、乏味、压力、痛苦,甚至想要逃离?
3、I理解层面:
你认为会议的主要意义和价值是什么?
导致无效会议的原因是什么?
召开一个高效、成功会议的难点是什么?
4、D决定层面:
召开一个高效会议你认为必须优先解决的三个关键问题是什么?
第三讲: 用团队共创法解决第二大问题
团队共创是一种群体能够迅速达成共识的促动技术,**挖掘及综合代表各种观点的人们的聪明才智,形成创新的、可行的决策和计划。团队共创法可以促进参与者实现求同存异、缩小差距、扩大共识和共创共赢等目的。
一、团队共创的步骤:
1、 聚焦主题
2、 头脑风暴
3、 分类排列
4、 提取中心词
5、 图示化赋予含义
6、 活动反思、总结
第四讲::用世界咖啡法解决第三大问题
“世界咖啡”是一种集体提出问题、分享观念的方法。**创造一个像咖啡馆般让人觉得舒适的空间,透过分组讨论、交互轮替的方式,让人们去交流讨论与他们有关的事情,让多元丰富的观点得到**大激荡,让集体智慧油然而生。
“世界咖啡”让“有差异”的人聚焦主题,真诚对话。“世界咖啡”倡导的规则为“理解、欣赏、连接、聆听、随手记录和涂鸦”。
一、世界咖啡的步骤:
1、设定情景
2、营造友好的空间
3、设置问题
4、主持开场
5、开始汇谈
6、旅行采蜜,异花授粉
7、总结汇谈
8、集体分享
9、活动反思、总结
第五讲:群策群力法:如何召开一个高效的会议?
群策群力可以快速找到组织存在的问题,研究出解决方案,并有效执行落实;可以在组织内部营造出一个全员平等、坦诚交流的环境,汲取组织的智慧;可以快速解决跨部门的扯皮推诿问题;可以使问题的解决不再依赖领导者,而是依靠各个部门与该问题直接相关人员的参与和贡献。
一、群策群力的步骤:
1、 聚焦问题:清晰问题,明确背景
2、 障碍分析:分析原因,找到障碍
3、 厘清目标:明确目标,瞄准靶心
4、 头脑风暴:经验分享,连接智慧
5、 决策矩阵:筛选想法,慎重决策
6、 行动建议:建议呈现,团队碰撞
7、 高管质询(城镇会议):小组汇报,直面挑战
第六讲:运用ORID进行课程总结回顾
一、运用ORID聚焦式会话法进行课程回顾总结
二、Q&A
三、课程结束
课程收益
学习召开高效、有成果会议的方法
有效提升会议参与度、决策力、执行力
建立坦诚、尊重、信任的团队氛围
帮助团队构建共识
促进团队聚焦于共同目标
输出召开高效会议的方案